Kelebihan dan kekurangan sistem informasi

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (SI) DENGAN MENGGUNAKAN METODE  OUT-SOURCING, IN-SOURCING, DAN CO-SOURCING 

Dalam pengembangan sebuah sistem informasi akan selalu menghadapi permasalahan dan tantangan yaitu siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Dalam menghadapi permasalahan tersebut perusahaan memiliki beberapa alternatif, yaitu (O’Brien dan  Marakas, 2006) :

1. Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi (insourcing). Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah : 

·         Terbatasnya pelaksana sistem informasi

·         Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi

·         Beban kerja pelaksana sistem informasi

·         Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.

2.  Pihak perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (cosourcing) serta pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem informasi yang dikembangkan bersama. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya cosourcing diantaranya : 

 3. Outsourcing dapat berupa perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi (outsourcing) Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Menurut O’Brien dan  Marakas (2006), tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah :

·         Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem

·          Analisis sistem

·         Mengembangkan permohonan suatu proposal

·         Evaluasi proposal

·         Pemilihan vendor 

Outsourcing juga dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :

·         Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan

·         Masalah kinerja sistem informasi

·         Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka

·         Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi 

·         Masalah keuangan perusahaan 

·         Budaya perusahaan

·         Tekanan dari pelaksana sistem informasi. 

Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut.  Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja. 

A.    In-Sourcing

 Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya.

In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. 

Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya :

·         Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.

·         Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.

·         Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.

·         Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.

·         Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.

·         Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.

·         Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.

·         Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. 

Kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah :

·         Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.

·         Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.

·         Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).

·         Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.

·         Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.

·         Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).